Voorraadbeheer in Excel: waar het misgaat en wanneer je stopt

Zaterdagmiddag verkoopt je collega de laatste blauwe in maat 40. Maandagochtend werk je het bestand bij. Tussen die twee momenten heeft je webshop diezelfde schoen nog twee keer verkocht.

Voorraadbeheer in Excel houdt in dat je je artikelen, je huidige voorraad en je totale voorraadwaarde beheert in een spreadsheet, met de hand of via een sjabloon dat je hebt gedownload. Voor één winkel met een paar honderd producten werkt dat prima. Zodra er een tweede verkoopkanaal of een tweede vestiging bijkomt, gaat het mis op een manier die je pas maanden later merkt.

Dit artikel is voor retailers die vandaag met Excel of Google Sheets werken en zich afvragen of ze te lang wachten. Je leest hoe je voorraadbeheer Excel goed opzet, waar het alsnog misgaat, en op welk moment een spreadsheet je meer kost dan hij oplevert.

Belangrijkste inzichten

• Voorraadbeheer voorkomt tekorten en overschotten, maar alleen als de gegevens kloppen. Excel en Google Sheets weten enkel wat iemand erin typt, en dat gebeurt achteraf.
• 58 procent van de Nederlandse handelsbedrijven meldt problemen met magazijn en voorraadbeheer. 20 procent heeft geen realtime overzicht van de voorraadniveaus, en bij 26 procent is het huidige voorraadbeheersysteem verouderd.
• De fouten stapelen op, ze crashen niet. Een verschoven formule geeft geen foutmelding, alleen verkeerde getallen.
• Voorraadadministratie is fiscaal geen vrije keuze. De Belastingdienst verwacht een waarderingssysteem en een duurzame gedragslijn.
• Het kantelpunt is niet het aantal artikelen maar het aantal kanalen, gebruikers en dagelijkse orders.
  
  

Voorraadbeheer Excel: wat een sjabloon wél voor je doet

Een spreadsheet is goedkoop, je hoeft niets te leren, en je begint vandaag. Microsoft biedt zelf gratis sjablonen aan die je direct kunt downloaden, waaronder een Warehouse Inventory, en voor Google Sheets vind je vergelijkbare bestanden om te downloaden. Zulke gratis sjablonen helpen je voorraadkosten te drukken, want je begint met een structuur in plaats van met een leeg blad. De voorraadstructuur pas je daarna eenvoudig aan je eigen assortiment aan.

Een effectief voorraadbeheer in Excel vraagt drie tot vier tabbladen. Eén voor de artikelen, waarin je SKU's, barcodes, categorieën, leveranciers en kostprijs beheert. Eén voor de mutaties, waarin elke inkoop, verkoop en retour een eigen regel krijgt. Een derde met je leveranciers, en tot slot een dashboard voor het overzicht en de tracking van je voorraadwaarden en artikelen. Een duidelijke datastructuur is essentieel, want zij bepaalt of je de gegevens er later uit krijgt.

De functies die je hiervoor nodig hebt zijn beperkt in aantal:

• SOM.ALS telt de mutaties per artikel op en automatiseert daarmee de berekening van je voorraadvariaties. Samen met ALS zijn dit de formules die het rekenwerk uit handen nemen.
• VERT.ZOEKEN of XZOEKEN haalt de productinformatie op basis van het artikelnummer op.
• Gegevensvalidatie met vaste invoerkeuzes beperkt de invoer en houdt het datatype consistent.
• Voorwaardelijke opmaak signaleert lage voorraad en afwijkingen met een kleur.
• Een statuskolom met minimale voorraadniveaus maakt automatische besteladviezen, zodat je een herbestelsignaal krijgt voordat het schap leeg is.
• Draaitabellen analyseren je voorraad per categorie of per leverancier.
• Een barcodescanner werkt gewoon: die gedraagt zich als een toetsenbord, dus je scant items rechtstreeks in een cel.

Maak regelmatig een back-up, want een spreadsheet kent geen herstelpunt. Voorraadbeheer in Excel vraagt kortom een combinatie van structuur en automatisering. Voor een startende winkel met één locatie is dit genoeg, en het is meer dan wat veel bedrijven vandaag doen. Voor deze fase heb je geen software nodig.

De vijf fouten die zich in elk voorraadbestand opstapelen

Ze ontstaan niet in één keer, ze groeien.

Mutaties in de artikellijst zelf. Iemand past het aantal direct aan in plaats van een regel toe te voegen aan het mutatietabblad. Daarmee verdwijnt de historie. Je ziet dat er twaalf stuks liggen, maar niet waarom het er gisteren veertien waren.

Invoer zonder validatie. Een voorbeeld: artikelnummer 1010 wordt 1100. Het bestand rekent netjes door met een artikel dat niet bestaat, en het echte artikel loopt uit de pas met het magazijn. Een systeem hoort te voorkomen dat handmatige invoer fouten introduceert, en handmatig voorraadbeheer doet precies het omgekeerde.

Eén bestand voor alle winkels en kanalen. Zonder een kolom per locatie zie je niet waar iets ligt, alleen hoeveel er in totaal zou moeten zijn. Bij twee vestigingen is dat lastig, bij een webshop erbij levert het overselling op.

Formules die niemand meer durft aan te raken. Iemand voegt een kolom in en de bereiken in de berekeningen schuiven mee. Er komt geen waarschuwing. Als de collega die het bestand heeft gemaakt vertrekt, maakt niemand meer aanpassingen, ook niet de aanpassingen die echt nodig zijn.

Geen vastlegging van wie wat wijzigde. Een goede voorraadlijst voorkomt stress bij de jaarafsluiting, maar als de telling afwijkt van het bestand is er geen manier om te achterhalen waar het verschil is ontstaan. In dat geval boek je het verschil weg zonder te weten waarom.

Vier van de vijf komen voort uit hetzelfde gegeven: een spreadsheet wordt bijgewerkt door mensen, achteraf. Dat is niet te repareren met een beter sjabloon.

Voorraadwaardering: waar de Belastingdienst meekijkt

Je voorraad staat op je balans, dus de waarde ervan is geen interne keuze. De Belastingdienst verlangt een waarderingssysteem dat leidt tot een winstbepaling volgens goed koopmansgebruik, en noemt daarbij het FIFO-stelsel, het LIFO-stelsel en het ijzerenvoorraadstelsel. Je moet daarin een duurzame gedragslijn volgen.

Stel dat je inkoopprijs verandert. De volgende levering komt binnen tegen een ander bedrag, en wie de kolom bijwerkt bepaalt in de praktijk welke methode er die maand gold. Bij één prijswijziging per jaar merkt niemand het. Bij een collectiewissel per seizoen loopt de waarde van je voorraad zichtbaar uit de pas, en dan gaat je boekhouder die post schatten in plaats van berekenen. Dat is precies het soort schatten dat je bij een controle niet wilt uitleggen.

Excel of een WMS: wanneer je uit je bestand groeit

Excel is niet ontworpen voor complex voorraadbeheer, en voor grote magazijnen is het ongeschikt. Daar is een warehouse management systeem de aangewezen toepassing: een WMS automatiseert het voorraadbeheer in het magazijn en voorkomt vergissingen in de opslagprocessen. Ook kleinere magazijnen kiezen die software steeds vaker.

Voor een winkel met een webshop ligt het anders. Daar is het magazijn zelden het probleem en zijn de kanalen dat wel. Deze vijf signalen zeggen meer dan het aantal producten dat je beheert:

1. Je verkoopt via meer dan één kanaal en werkt de voorraad achteraf bij.
2. Meer dan twee mensen moeten in hetzelfde bestand werken.
3. Je corrigeert elke inventaris structureel in dezelfde richting.
4. Je hebt meer dan één locatie of magazijn.
5. Je maakt je inkoopbeslissingen op gevoel, omdat de omloopsnelheid per artikel niet uit het bestand te halen is.

Herken je er drie, dan kost het bestand je omzet in plaats van dat het geld bespaart. Dat zijn ook de twee redenen die retailers zelf noemen: de omloopsnelheid is onzichtbaar, en de fouten kosten meer dan de licentie. Automatisering van je voorraadbeheer verhoogt bovendien de productiviteit van je team, want de uren die nu in overtypen gaan zitten komen vrij voor de winkelvloer.

Wat een systeem doet dat een sjabloon niet kan

Het verschil zit niet in de functies maar in het moment van registreren. In een voorraadbeheersysteem muteert de voorraad op het moment van de verkoop, niet 's avonds. Daarmee vervallen vier van de vijf fouten hierboven vanzelf, want de handmatige stap waarin ze ontstaan is er niet meer.

Bij Tilroy draaien kassa, webshop en voorraadbeheer op dezelfde database. Elke beweging krijgt direct een datum, een gebruiker en een kanaal, dus je houdt de historie bij die een spreadsheet niet vasthoudt, en je klant ziet in de webshop de hoeveelheid die er werkelijk in de winkel ligt. Wat Tilroy niet doet is volwaardig magazijnbeheer: voor orderpicking in grote magazijnen blijft een WMS de betere software, en dat blijven we ook zeggen.

Excel verdwijnt daarmee niet uit je bedrijfsvoering. Voor een eenmalige analyse of een berekening die je één keer moet uitvoeren blijft het het snelste middel dat je hebt. Alleen is het dan niet meer de plek waar je voorraad staat.

Veelgestelde vragen

Is er een gratis Excel-template voor voorraadbeheer?

Ja. Microsoft biedt er zelf verschillende aan die je direct kunt downloaden, en ook voor Google Sheets vind je genoeg bestanden om te downloaden. Ze bevatten doorgaans een artikellijst, een mutatietabblad en een markering bij lage voorraad, en sommige houden de voorraadupdates automatisch bij zodra je een mutatie invoert. Ze worden veel gebruikt en ze zijn ontworpen voor één gebruiker en één locatie, dus je loopt tegen dezelfde grenzen aan zodra je met meerdere mensen of kanalen werkt.

Werkt Google Sheets beter dan Excel voor voorraadbeheer?

Voor samenwerken wel. Google Sheets is gemaakt om met meerdere mensen tegelijk in hetzelfde bestand te werken, waar Excel daar versieconflicten op geeft. Op alle andere punten zijn ze gelijk: ook Sheets weet alleen wat iemand erin typt, en ook Sheets koppelt niet aan je kassa.

Kan ik mijn Excel-bestand koppelen aan een voorraadbeheersysteem?

Voor de start wel. Een opgeschoonde artikellijst is precies wat je nodig hebt om te importeren, en hoe beter je artikelcodes en beschrijvingen op orde zijn, hoe sneller dat proces gaat. Een doorlopende koppeling met een los bestand is niet zinvol, want dan hoef je de handmatige stap die je juist kwijt wilde nog steeds te doen.

Hoeveel artikelen kan Excel aan?

Technisch meer dan je ooit nodig hebt. In de praktijk lopen bedrijven vast op het aantal dagelijkse orders, het aantal gebruikers en het aantal kanalen, lang voordat het aantal producten een probleem wordt. Bij eindproducten met een houdbaarheidsdatum ligt de grens lager, want dan moet je ook nog op partij en datum kunnen sturen.

Hoe houd ik mijn voorraadbeheer in Excel actueel?

Het korte antwoord: kies één vast moment per dag waarop je de mutaties invoert en wijk daar niet van af. Controleer daarnaast je fysieke voorraad periodiek tegen het bestand, en leg vast wie het beheer doet. Dat lost het achterlopen niet op, maar het houdt de afwijking klein genoeg om te herstellen. Wil je die controle helemaal niet meer hoeven doen, dan is de status van je bestand niet het probleem maar de opzet ervan.

Twijfel je of jouw situatie er al aan toe is? Vraag een demo aan en neem je eigen voorraadbestand mee. Dan zie je met een voorbeeld uit je eigen data wat er wel en niet uit te halen valt.