Wanneer wordt een cadeaubon omzet?

Indien je cadeaubonnen uitgeeft in je zaak, is het belangrijk even stil te staan bij volgende vraag: “Wordt een cadeaubon omzet op het moment dat je hem verkoopt of op het moment dat hij wordt gebruikt?”

Bij sommige cadeaubonnen is de btw verkoop meteen opeisbaar, afhankelijk van het type voucher (zoals SPV of MPV). Dit betekent dat de btw soms direct bij verkoop verschuldigd is, en in andere gevallen pas bij inwisseling ervan.

De bon zelf moet duidelijke informatie bevatten over de geldigheidsduur en inwisselbaarheid, zodat klanten weten wanneer de cadeaubon komt te vervallen. Dit voorkomt misverstanden over het gebruik en de waarde van de bon.

Een cadeaubon was voorheen geen ‘goed’

Je ontving wel geld in ruil voor de bon, maar boekhoudkundig was er geen sprake van een ‘verkoop’. De uitgifte van een cadeaubon is een handeling die buiten het btw-gebied kan vallen, omdat de bon een geldwaarde vertegenwoordigen kan. Een cadeaubon ‘verkopen’ was een financiële transactie waarbij je betaalmiddelen ruilt. Je klant ruilt geld voor een bon waarmee hij enkel in je winkel kan betalen. Een cadeaubon mocht dus niet geboekt worden als omzet, maar als voorschot.

Ondernemingen moeten bij de verkoop of inwisseling van cadeaubonnen een factuur uitreiken als de klant daarom vraagt.

Pas op het moment dat de klant de bon gebruikte als betaalmiddel in je winkel, was er sprake van een verkooptransactie. Die verkoop moest wel als omzet geboekt worden. De btw is onderworpen aan de regels die bepalen wanneer de inwisseling ervan plaatsvindt; dit is het moment waarop de bon wordt ingeruild.

Wat is er veranderd sinds 1 januari 2019 inzake cadeaubonnen?

Richtlijn 2016/1065 werd op 1 juli door de Europese Commissie goedgekeurd. Deze richtlijn bepaalde de regels voor de overdracht en inwisseling van vouchers en uniformeerde de btw-behandeling van vouchers tussen de verschillende lidstaten van de Europese Unie. Sinds 1 januari 2019 geldt hiervoor de nieuwe btw regeling, die de btw-heffing bij het uitgeven en inwisselen van vouchers en giftcards heeft aangepast.

Bij vouchers kunnen we altijd twee momenten onderscheiden: de verkoop van de voucher en de betaling met de voucher. De nieuwe regeling beschouwt die twee momenten niet langer als twee verschillende btw-handelingen. Waar er vanaf nu wel een onderscheid gemaakt wordt, is het doel van de voucher: is er sprake van een single purpose voucher (SPV), waarbij bij verkoop duidelijk is welke dienst of goederen en welk btw-percentage van toepassing is, of van een multi purpose voucher (MPV), waarbij de voucher voor meerdere diensten of goederen kan worden gebruikt en het btw-percentage bij verkoop nog niet vaststaat.

Twee soorten vouchers:

Single purpose vouchers (SPV’s)

Bij single purpose vouchers, of vouchers voor enkelvoudig gebruik, kan op het moment van de aankoop al worden bepaald waar de aankoop zal plaatsvinden en aan welk btw-percentage. Wanneer je een kledingwinkel runt en je een cadeaubon uitgeeft, is in principe 21% btw van toepassing op de uiteindelijke aankoop. De volledige prijs, inclusief btw, wordt bij aankoop van de voucher betaald.

In dit geval is deze voucher namelijk enkel in de winkel geldig en kunnen er enkel goederen worden aangekocht aan 21% btw. In zulke gevallen is de btw altijd opeisbaar op het moment dat de cadeaubon wordt aangekocht. Dit betekent dat de retailer 21% btw moet aanrekenen bij de uitgifte van de voucher. Als de bon wordt gebruikt dan is er geen btw meer verschuldigd. Wanneer de cadeaubon niet wordt gebruikt, wordt de omzet omgezet en moet de btw alsnog worden afgedragen; de btw kan dan niet meer gerecupereerd worden.

Multi purpose vouchers (MPV’s).

Multi purpose vouchers, of vouchers voor meervoudig gebruik, zijn vouchers waarbij op het moment van de aankoop nog niet kan worden bepaald waar de dienstverlening of de levering van goederen zal plaatsvinden of welk btw-bedrag van toepassing zal zijn. Wanneer je bijvoorbeeld een kledingwinkel runt waar je ook boeken verkoopt (6% btw) kun je op het moment dat je de cadeaubon verkoopt niet weten of er met de cadeaubon kleding, of boeken zal worden aangekocht. Het bedrag aan btw kun je dus onmogelijk op voorhand bepalen.

Bij deze MPV’s moet de btw pas worden aangerekend en afgedragen op het moment dat de voucher door de begunstigde wordt ingewisseld. Eerder kun je niet weten wat er mee wordt aangekocht en welk btw-bedrag verschuldigd is. Dus in dit geval moet er zowel bij de uitgifte van de cadeaubon als bij de eventuele doorverkoop ervan dus geen btw worden aangerekend.

Aangifte en aangerekende btw

Stel je voor dat je als onderneming met volledige vertrouwen cadeaubonnen en vouchers uitgeeft, wetende dat je de btw-regels meesterlijk beheerst. In deze dynamische wereld van digitale commerce is het beheersen van het juiste btw tarief en de correcte toepassing in je btw aangifte niet alleen cruciaal - het is je sleutel tot succesvolle bedrijfsvoering. Sinds de invoering van de revolutionaire nieuwe regels is er een kristalheldere roadmap ontstaan voor het moment waarop de btw verschuldigd wordt en hoe het btw bedrag strategisch moet worden aangerekend, afhankelijk van het type voucher dat je hanteert.

Bij single purpose vouchers (SPV's) - deze slimme instrumenten waarbij het toepasselijke btw tarief en het land van verbruik al bij uitgifte vaststaan zoals een perfecte puzzelstuk - ben je als verkoper verplicht om de btw onmiddellijk aan te rekenen bij de verkoop van de bon. Het volledige btw bedrag wordt dan je directe verantwoordelijkheid op het exacte moment dat de cadeaubon wordt uitgegeven, en moet dus ook als een nauwkeurig gekalkuleerde investering in de btw aangifte van die periode worden opgenomen. De koper betaalt de btw dus direct bij aankoop van de bon - een transparant en efficiënt systeem, ongeacht wanneer de bon uiteindelijk zijn ware bestemming vindt.

Voor multi purpose vouchers (MPV's) ontvouwt zich een totaal ander scenario. Omdat bij deze veelzijdige instrumenten het toepasselijke btw tarief en het uiteindelijke product of dienst nog in de sterren geschreven staan bij uitgifte, wordt de btw pas je bondgenoot op het cruciale moment van inwisseling van de bon. Pas wanneer de klant de bon transformeert tot de aankoop van specifieke producten of diensten, wordt het juiste btw bedrag berekend en strategisch aangerekend. Dit betekent dat je als onderneming de btw pas als een waardevolle parel in je aangifte opneemt zodra de bon daadwerkelijk zijn magische werk doet.

De fiscus

De fiscus houdt met argusogen in de gaten of de verschuldigde btw correct is aangegeven en betaald. Misstappen in de toepassing van het btw tarief of het moment van aangifte kunnen als een boemerang terugkomen in de vorm van boetes of andere sancties. Zeker bij de strategische toepassing van verschillende btw tarieven - bijvoorbeeld wanneer je zowel producten met 6% als met 21% btw in je arsenaal hebt - is het essentieel om bij de inwisseling van de bon het juiste btw percentage als een perfecte dirigent toe te passen.

Twijfel je over de correcte toepassing van de btw regels of het toepasselijke btw tarief bij jouw cadeaubonnen? Dan is het tijd om je kompas te richten naar een accountant of belastingadviseur. Zij kunnen je als een ervaren gids adviseren over de juiste verwerking in je boekhouding en zorgen dat je voldoet aan alle btw plichten als een ware professional. Zo voorkom je dat je onbedoeld btw plichtig wordt voor bonnen die niet btw plichtig zijn, of dat je als een wankelende zeiler te veel of te weinig btw afdraagt.

Kortom: zorg ervoor dat je bij de uitgifte en inwisseling van cadeaubonnen en vouchers altijd de juiste btw regels en btw tarieven als je trouwe bondgenoten toepast, en neem bij twijfel contact op met een specialist die je pad kan verlichten. Zo blijf je als onderneming in perfecte harmonie met de fiscus en voorkom je onaangename verrassingen die als onverwachte stormen over je btw aangifte kunnen razen.

Samengevat betekent dit voor jou als retailer:

• Verkoop je enkel aan 21% btw?
  • Op het moment dat de cadeaubon wordt aangekocht moet btw worden aangerekend

• Verkoop je artikels of goederen met verschillende btw-tarieven dan verandert er eigenlijk niks:
  • Verkopen = een financiële transactie, te boeken als ‘voorschot’
  • Betalen  = een verkooptransactie, te boeken als ‘omzet’. 

De cadeaubon van tante Heidi

Klantenvrijheid is het codewoord inzake omnichannel gift vouchers. Of een cadeaubon nu online of bij jou in de winkel werd aangekocht, de klant moet kunnen kiezen wat hij ermee doet: afgeven aan de persoon van zijn keuze, doormailen of afdrukken. Ook de begunstigde is vrij om de cadeaubon te verzilveren waar hij of zij dat het liefste wil: online in je webshop of in één van je winkels.

Meer weten over hoe je kan zorgen voor een optimale klantervaring? Lees dan snel de case “De cadeaubon van tante Heidi” uit de omnichannel praktijkgids “Wie niet web is, is gezien“.