Retro Camera: hoe vader en zoon vanuit Ieper analoge fotografen in heel Europa bedienen

Van fotostudio tot Europese webshop

Het verhaal van Retro Camera begint in de jaren tachtig, toen vader Kurt zijn studies fotografie afrondde. Hij deed reportages, had een eigen studio en opende een winkel in Poperinge, die later verhuisde naar een groter pand in Ieper. Toen digitale fotografie begin jaren 2000 in een stroomversnelling doorbrak, sprong de winkel daarop in — maar in tegenstelling tot veel andere fotowinkels bleef er altijd een assortiment film, chemie en donkerekamermateriaal in de rekken liggen.

Rond 2015 vond Jeroen, toen een jonge twintiger, in de kast van zijn vaders studio een oude Bronica, een middenformaatcamera. "Die ambacht achter analoge fotografie, dat pakte mij wel", vertelt hij. "En toen ik online op zoek ging naar materiaal, zag ik dat er een blinde vlek was: een webshop waar je nog álles kon vinden voor analoge fotografie."

Hij startte een webshop met een klein assortiment, precies op het moment dat instantfotografie een enorme revival kende. Jonge mensen herontdekten het medium: de unieke kleuren, het beperkte, de ambacht om tot een foto te komen. Vandaag bedient Retro Camera twee grote klantengroepen: een jonger publiek dat sporadisch de camera bovenhaalt, en professionele fotografen en kunstenaars die bewust voor analoog kiezen. "Ik denk dat we ondertussen kunnen zeggen dat wij een van de grote spelers in Europa zijn", zegt Jeroen.

De taakverdeling tussen vader en zoon is helder gegroeid: Kurt neemt aankoop, logistiek en verzending voor zijn rekening, Jeroen bouwt aan de webshop, de productfiches, de marketing en het assortiment.

Eén systeem, één voorraad, één klant

De zoektocht naar een oplossing had een duidelijk lastenboek. "We zochten écht één systeem", zegt Jeroen. "Eén voorraad voor winkel en webshop. Eén klantenfiche, of de klant nu in de winkel komt of online bestelt. En verkopen die automatisch doorstromen naar de boekhouding. Dat was voor ons het grootste vraagstuk en dat hebben we bij Tilroy gevonden."

Vandaag draait alles op dat geïntegreerde fundament. "Dat is nog altijd een van jullie grootste sterktes", vindt Jeroen. "Een fysieke winkel en een webshop die volledig geïntegreerd zijn, met een koppeling naar de boekhouding die op punt staat."

Een product wordt één keer aangemaakt en is meteen beschikbaar in de webshop én aan de kassa. Op de klantenfiche zie je direct alle data, ongeacht waar de klant kocht. "Daar zit veel tijdsbesparing in", zegt Jeroen. "De boekhouding vraagt nog amper manuele tussenkomst: van kassa- of onlineorder naar factuur naar boekhouding, dat loopt automatisch. Zelfs de betalingen worden automatisch afgepunt."

BTW voor heel Europa, zonder kopzorgen

Retro Camera levert aan fotografen in de hele Europese Unie. Dat betekent: lokale BTW-tarieven per land onder de OSS-regeling, intracommunautaire leveringen aan professionele fotografen met een BTW-nummer, samenwerkingen met scholen in België, Frankrijk en Nederland, en zelfs een verschillend tarief binnen het eigen assortiment: 21% op vrijwel alles, 6% op boeken.

Klinkt complex? "Het is geen rocket science, maar het moet één keer goed doordacht opgezet worden", relativeert Jeroen. "Je maakt de BTW-tarieven per land aan in Tilroy, en dan wordt dat automatisch juist toegepast, afhankelijk van het leveringsadres en het klanttype. Eens dat juist in elkaar zit, is er nog amper tussenkomst nodig. De regimes worden juist herkend en de facturatie loopt correct."

Een strakke orderflow met een team van twee

Het ordervolume liegt er niet om en vraagt een strakke workflow: een binnenkomend order verschijnt bij de taken in Tilroy, de producten worden gepickt — deels uit een tweede magazijn voor grotere volumes — ingepakt en verzonden via de SendCloud-integratie, hoofdzakelijk met DPD.

Piekperiodes vangt het duo moeiteloos op. "Capaciteit is nog nooit een probleem geweest", zegt Jeroen. En het mooie aan hun niche: er is voor elk seizoen een product. In de zomer verkoopt film, in september komt het ontwikkelmateriaal, in de wintermaanden wordt er gescand en geprint, en de schoolsamenwerkingen zorgen voor pieken bij elke start van het schooljaar. Promoties voor Black Friday of een uitverkoop zijn snel opgezet: "Er zijn heel veel mogelijkheden om snel acties in te stellen."

Ook in het magazijn maakt Tilroy het verschil: met de mobiele scanners verlopen stocktellingen en goederenontvangst een pak efficiënter. "Bij het ontvangen van goederen loop je met de scanner door het magazijn: je scant een product en ziet meteen hoeveel je er nog hebt en wat je moet bijbestellen. Dat wordt veel gebruikt."

Zijn advies aan andere gespecialiseerde webshops die twijfelen? "Dat volledig geïntegreerde verhaal is niet waar je aan denkt als je start. Meestal kies je een systeem dat populair is, en pas als je groeit, bots je op de koppeling tussen webshop, kassa, voorraad en boekhouding. Als je weet dat je wil groeien, raad ik het zeker aan: dan heb je meteen een platform dat die groei aankan."

Klaar voor de volgende stap

De ambitie van Retro Camera is duidelijk: nog meer een begrip worden in de kleine maar levendige wereld van de analoge fotografie, en verder groeien in de Europese markten. "Er is zeker nog groei mogelijk", besluit Jeroen. "Hier en daar kunnen we nog optimaliseren en fine-tunen. We weten wat we willen — en we gaan blijven verder doen zoals we bezig zijn."