HEEM: hoe twee vriendinnen een idee uitbouwden tot een volwaardige retailoperatie met Tilroy

Van mooie tafels naar een eigen woonwinkel

Marleen en Nath leerden elkaar kennen via hun kinderen, werden buurvrouwen en vriendinnen, en deelden al snel dezelfde droom. "We ontvingen zelf heel graag vrienden, dekten de tafels mooi, hadden oog voor al die dingen," vertellen ze. "Op zo'n warme zomeravond zeiden we tegen elkaar: dit zouden we voor de rest van ons leven willen doen." Wat als een idee begon, werd uiteindelijk een echte sprong: de opening van HEEM.

De winkel onderscheidt zich bewust van een klassieke meubelzaak. "Voor ons was het heel belangrijk dat mensen zich hier thuis voelen, dat het een fijne beleving is." HEEM startte niet met meubels, maar met interieuraccessoires, gadgets en leuke cadeaus. Toen bleek dat dat alleen niet volstond, kwam er stap voor stap meubilair bij, met een duidelijke voorkeur voor Belgische merken en ondernemers. "Zo zijn we met zetels, tafels en stoelen begonnen, en groeide het uit naar een echt stuk wonen."

Daardoor verloopt een aankoop bij HEEM anders dan in een doorsnee meubelzaak en zijn hun klanten hun grootste ambassadeurs. Voor de grotere stukken maken Marleen en Nath vaak een plannetje, configureren ze een zetel volledig op maat en sturen ze een uitgewerkt voorstel door met verschillende stof- en prijscategorieën. Dat advies houden ze bewust op hun eigen manier, maar zodra de klant beslist, lopen de bestelling, de voorschotfactuur en de opvolging via Tilroy. 

Eén voorraad, ook die van de leverancier

HEEM houdt online en offline op één voorraad, wat een helder zicht geeft op wat er in de winkel staat en wat er online beschikbaar is. Maar de kracht zit ook in wat er níét fysiek op het rek ligt. Voor producten die makkelijk bij te bestellen zijn, benutten ze de voorraad van hun leveranciers met een aangepaste leverbelofte. "Die zetten we op de webshop met een levertijd van twee à vier weken. Zo zijn ze altijd te bestellen."

Dat geeft HEEM de vrijheid om een breed aanbod te tonen zonder grote voorraadrisico's te nemen, en om bewust te kiezen waar ze wel en niet op inzetten. "We doen dit met een aantal merken, maar we blijven ook voorzichtig. We zetten alleen online wat we goed kunnen opvolgen." Het resultaat is een aanbod dat ruimer aanvoelt dan de winkel groot is, terwijl alles in één systeem onder controle blijft.

Rapportering en boekhouding: van dagen naar één klik

De grootste sprong maakte HEEM in de cijfers en de administratie. Het verschil met het oude systeem is groot. "Vroeger was rapportering een gedoe. Je moest het aanvragen, dat ging naar Nederland, en dan duurde het dagen of weken voor je iets terugkreeg." Vandaag is dat een kwestie van klikken. "Nu klik je op een knop, doe je je voorraadbeheer, bestel je bij een leverancier. Dat gaat allemaal veel vlotter."

Vooral richting boekhouding maakt dat een wereld van verschil. De maandelijkse kasdagbladen, die vroeger handmatig en dag per dag uitgevlooid moesten worden, lopen nu vlot door. Maar wat Marleen en Nath nog het meest opvalt, zit in de details, en dat klopt tot op de cent. "Onze boekhoudster is heel, heel blij," lachen ze. "De lijst van de cadeaubonnen klopt tot op de cent." Geen handmatige correcties meer, geen kasticketjes die nageteld moeten worden: de rapporten zijn meteen sluitend. "Alles naar de boekhouding toe is gewoon prima. Dat is een enorme tijdsbesparing." Ook de inventaris werd eenvoudiger: waar ze vroeger exact op de juiste dag de telling moesten maken, kan dat nu achteraf voor de juiste situatie. "In Tilroy kun je op 5 juli zeggen: ik wil de inventaris zoals die op 30 juni was. Dat zijn dingen waar je niet meer zonder kunt."

Datzelfde geldt voor de facturatie, die vroeger volledig manueel gebeurde. "Facturen maakten wij vroeger manueel. Nu gaat dat allemaal vanuit de kassa: een voorschotfactuur, een stapelfactuur, met een tik op de knop en doorgestuurd."

Een bewuste keuze, en een Belgische partner

Dat HEEM vandaag zo tevreden is, komt niet toevallig. Voor ze met Tilroy startten, werkten ze met een ouder, star systeem dat enkel aan de kassa bruikbaar was en nauwelijks rapportering bood. Net dat leerde hen scherp wat ze écht nodig hadden. "Voor ons was een goed kassa- en voorraadbeheersysteem belangrijker dan te vertrekken vanuit een webshop en te hopen dat de kassa ook werkt." Dat inzicht bepaalde hun zoektocht.

Ze deden grondig onderzoek en legden hun vragenlijst voor aan meerdere spelers, waaronder Shopify en Lightspeed. "Bij Shopify was de webshop goed, maar het kassasysteem was te veel gedoe. Lightspeed kon niet altijd deftig op onze vragen antwoorden." Bij Tilroy was dat anders. "Op al onze vragen kregen we een klinkklaar antwoord, en de mensen die ermee werkten waren echt enthousiast. En iedere dag zeggen we nog hoe blij we zijn dat we die keuze gemaakt hebben."

Naast het systeem zelf wegen voor HEEM twee dingen extra zwaar door: de service en het feit dat Tilroy een Belgische partner is. "Als we een probleem hebben, hangen we aan de lijn of sturen we een mail. Voor een kleine ondernemer, die alles zelf moet doen, is dat heel belangrijk." En de nabijheid telt. "Dat jullie in België zitten en dat je in je eigen taal kunt praten, dat is sowieso een grote plus." Hun advies aan andere retailers die nog twijfelen, gaat dan ook verder dan een loze aanrader. Het draait om weten wat je nodig hebt, en een partner kiezen die meedenkt, bereikbaar is en je realiteit begrijpt. Dat ze die boodschap spontaan uitdragen, zegt genoeg.

"We zijn eigenlijk ambassadeurs van Tilroy geworden. Het kassasysteem is fantastisch, online en offline lopen perfect samen, en als er iets is, kunnen we in onze eigen taal terecht. Voor een kleine ondernemer die alles zelf doet, maakt net dat het verschil."

Marleen Bijnens & Nath Slangen — oprichters van HEEM

Klaar voor de volgende jaren

HEEM blijft trouw aan zijn eigen schaal en signatuur. Extra winkels of extra personeel staan bewust niet op het programma. "Wij merken dat we zelf het verschil maken." Waar ze wél verder op willen inzetten, is online. "Meer online verkoop, dat zouden we graag willen." Met een net verlengd contract voor negen jaar is de richting alvast duidelijk: HEEM en Tilroy bouwen samen verder.

Het verhaal van HEEM laat zien dat omnichannel niet om schaal draait, maar om samenhang. Eén product, één prijs, één voorraad en één klant, of die nu binnenwandelt of online afrekent. Voor twee onderneemsters die alles zelf doen, is dat geen luxe maar pure ademruimte: tijd die vrijkomt voor advies, beleving en de mensen achter elke aankoop.