Wat moet er in een inventaris van mijn winkel staan?

Een correcte inventaris bevat minstens: artikelnaam en productcode (SKU/EAN), voorraadlocatie (winkel, stockruimte, reknummer, zone), aantal fysieke stuks, varianten (maat, kleur, model), inkoopprijs of kostprijs en de datum van telling plus de verantwoordelijke teller. Optioneel kun je extra informatie opnemen, zoals marges, minimumvoorraad, leverancier of notities over beschadigde items en retouren.

Hoe maak ik een inventarislijst voor mijn winkel?

Begin met je winkel in logische zones op te delen en per zone systematisch alle artikelen te tellen. Vergelijk de telling met de gegevens in je systeem en corrigeer eventuele verschillen. Met Tilroy Mobile maak je dit proces veel efficiënter: je gebruikt je PDA als mobiele scanner, de telresultaten worden realtime verwerkt in je voorraad, je vermijdt papieren lijsten en Excel, en de foutkans daalt terwijl je inventaris sneller en vlotter verloopt.

Wat is stockbeheer (voorraadbeheer) precies?

Stockbeheer is het continu plannen, controleren en optimaliseren van alle goederen die je inkoopt, opslaat en verkoopt. Het doel is om altijd voldoende voorraad beschikbaar te hebben zonder dat er onnodig veel kapitaal vastzit in overtollige producten. Goed voorraadbeheer combineert tellingen, analyses, bestellingen, rapportages en automatisatie om de juiste producten op het juiste moment beschikbaar te maken voor je klanten.

Welke soorten voorraadbeheer bestaan er?

Veelgebruikte methodes in retail zijn FIFO (First In, First Out), waarbij de oudste voorraad eerst wordt verkocht, en LIFO (Last In, First Out), dat in de praktijk vooral een boekhoudkundige methode is. Daarnaast zijn er Just-in-Time (JIT), waarbij je pas bestelt wanneer de vraag er is, en ABC-analyse, waarbij je producten indeelt in A-, B- en C-groepen op basis van omzet of belang. Ook periodiek versus continu voorraadbeheer, veiligheidsvoorraad en reorderpoint-systemen zijn belangrijke vormen van voorraadbeheer.

Hoe kies ik de beste software voor stockbeheer in mijn winkel?

De beste software hangt af van je winkelconcept en omvang. Let in elk geval op realtime voorraadupdates bij elke verkoop, een goede koppeling met kassa en webshop, gebruiksgemak voor medewerkers (bijvoorbeeld een scanner-app en een duidelijke interface), krachtige rapportages en forecasting, ondersteuning voor meerdere locaties en automatische bijbestellingen of waarschuwingen bij lage voorraad. Een platform zoals Tilroy combineert kassasysteem, webshop en voorraadbeheer in één omgeving, zodat je altijd met één centrale, realtime voorraad werkt.

Wat zijn de taken van een voorraadbeheerder in retail?

Een voorraadbeheerder in retail is verantwoordelijk voor het plaatsen van bestellingen bij leveranciers, het opvolgen en bijsturen van voorraadniveaus, het analyseren en verminderen van dead stock, het organiseren van inventarisaties en cycle counts, het opstellen van rapportages over omloopsnelheid, marge en voorraadwaarde, het verwerken van retouren, beschadigde goederen en interne transfers en ervoor zorgen dat winkel- en webshopvoorraad altijd correct gesynchroniseerd zijn.

Retail vandaag

3 Handige inventaris voorbeelden voor moeiteloos stockbeheer

door Vincent Gaillard

5 minuten lezen

december 10

Een inventaris is voor veel retailers een verplicht nummertje, maar wettelijk hoort het er nu eenmaal bij. Minstens één keer per jaar moet je voorraad volledig worden geteld en gecontroleerd. Het is het moment waarop cijfers, realiteit en administratie samenvallen, of botsen.

Toch hoeft een inventaris helemaal geen jaarlijks nachtmerrieproject te zijn. Bovendien zorg je er met een accurate inventaris voor dat je sneller kunt inspelen op vraag, onnodige voorraadkosten voorkomt en een vlottere klantervaring creëert.

We tonen drie strategieën die je meteen kunt toepassen.

Wat is een inventaris? (en waarom moet het elk jaar)

Een inventaris is een fysieke telling van alle producten in je winkel(s) en magazijn. Het is een momentopname waarin je de realiteit vergelijkt met de cijfers in je systeem.

Voor retailers is een inventaris verplicht om:

de juiste financiële waardering te bepalen
afwijkingen en fouten op te sporen
verlies, diefstal of administratieve fouten zichtbaar te maken

Een inventaris is dus geen optimalisatieoefening of voorraadstrategie. Het is een controleproces dat de basis legt voor correct voorraadbeheer.

““Volgens PwC, Deloitte en NRF-onderzoek komt het grootste deel van voorraadverschillen pas aan het licht tijdens fysieke inventarisaties.”

Goed om te weten:
Retailers mogen naast de jaarlijkse inventaris ook tussentellingen gebruiken om de nauwkeurigheid doorheen het jaar te verhogen. Dat scheelt werk én voorkomt verrassingen.

3 Concrete inventaris voorbeelden die je direct kunt toepassen:

Theorie is nuttig, maar de praktijk is waar het telt. Daarom hebben we drie concrete strategieën uitgewerkt die je direct kunt toepassen.

1. De rolling inventaris: inventariseren zonder ooit te moeten sluiten

Een rolling inventaris is de meest laagdrempelige manier om inventariseren onderdeel te maken van je dagelijkse werking. In plaats van één keer alles te tellen, verdeel je de winkel in kleine zones en tel je die volgens een vast ritme.

Voorbeeld van een rolling rooster:

week 1: rek met jassen
week 2: wand met sneakers
week 3: accessoires
week 4: magazijn D1

Na 6 tot 12 weken heb je alles een keer gehad.
Daarna begin je opnieuw.

Waarom dit werkt

Je winkel blijft open
Je telt in kleine brokjes → minder foutgevoelig
Afwijkingen worden sneller ontdekt
De werkdruk is gespreid

abc analyse visual

2. De ABC-analyse: Focus op wat echt telt

Cycle counting richt zich op de producten die het meeste financiële impact hebben als er fouten optreden en is gebaseerd op het Pareto-principe (de 80/20-regel). Niet op verkoopsnelheid, maar op waarde en risicograad.

Je deelt je assortiment op in drie groepen:

A-artikelen

hoge waarde
hoge foutimpact
voorbeelden: elektronica, merksneakers, premium outerwear
telfrequentie: maandelijks of tweewekelijks

B-artikelen

gemiddelde waarde
telfrequentie: per kwartaal

C-artikelen

lage waarde, grote aantallen
voorbeelden: sokken, accessoires, basics
telfrequentie: tijdens de jaarlijkse inventaris

Waarom dit werkt

je jaarlijkse inventaris wordt lichter, want het meeste werk gebeurde al eerder
dure producten leveren geen verrassingen meer op
fouten worden meteen gecorrigeerd
de werkdruk is gespreid doorheen het jaar

"Retailers verliezen gemiddeld 1,6% van hun omzet door “shrink”: fouten, verkeerd geboekte retouren, interne fouten en diefstal."

Belangrijk: cycle counting vervangt een deel van je wettelijke inventaris, omdat deel-tellingen binnen het boekjaar meetellen als inventarisstructuur. Je hoeft dus niet alles op één dag te tellen.

3. De jaarlijkse inventaris: wettelijk verplicht, maar wél slim te organiseren

Elke retailer moet minstens één keer per jaar een volledige inventaris doen. Dat hoeft geen zwaar project te zijn als je het proces strak opzet.

Zo doe je het efficiënt:

werk met duidelijke telzones
wijs per zone een verantwoordelijke toe
tel met mobiele scanners of smartphones (niet met papier)
laat twee mensen dezelfde zone tellen bij twijfel
blokkeer verkoop alleen wanneer nodig
verwerk verschillen onmiddellijk in je systeem

Tip:
Door vooraf al cycle counts of rolling counts te doen, wordt je officiële inventaris een eenvoudige bevestiging, geen marathon

Hoe Tilroy het inventarisproces versterkt

Inventariseren hoeft geen jaarlijkse stresspiek te zijn. Door slim te plannen en te kiezen voor cycle counting, rolling inventaris of een goed voorbereide jaarinventaris, krijg je grip op je voorraad én minimaliseer je afwijkingen.

Inventaris is echter pas betrouwbaar als elke telling correct in je systeem terechtkomt. Tilroy Mobile maakt het volledige inventarisproces aanzienlijk efficiënter: je gebruikt je PDA als mobiele scanner, waardoor je veel sneller kunt tellen en minder fouten maakt. Elke scan wordt bovendien realtime verwerkt in je voorraad, zonder gedoe met papieren lijsten of Excel-bestanden.

Wil je meer leren over hoe een gecentraliseerd systeem je voorraadbeheer kan transformeren?

Ik laat het je graag zien tijdens een korte demo

Vraag je demo aan

FAQ

Een inventaris is een volledige en actuele lijst van alle producten die je in je winkel of magazijn hebt liggen. Voorbeeldcategorieën zijn: winkelvoorraad (alle items op de vloer), magazijnvoorraad, toonzaalmodellen, retourgoederen die opnieuw verkocht worden, bestellingen in behandeling en voorraden in externe opslag. De inventaris geeft een momentopname van de werkelijke hoeveelheid producten die je bezit.

Een correcte inventaris bevat minstens:

Artikelnaam en productcode (SKU/EAN)
Voorraadlocatie (winkel, stockruimte, reknummer, zone)
Aantal fysieke stuks
Varianten (maat, kleur, model)
Inkoopprijs / kostprijs
Datum van telling en teller
Optioneel kun je extra informatie opnemen zoals marges, minimumvoorraad, leveranciers of notities over beschadigde items of retouren.

Een inventarislijst kun je manueel opstellen, maar modernere methoden besparen enorm veel tijd en fouten.
Aanpak:

Verdeel de winkel in logische zones.
Scan of tel elk item systematisch per zone.
Noteer afwijkingen tussen systeem en realiteit.
Werk de voorraad in je systeem bij.

Tilroy Mobile maakt dit proces veel efficiënter:

Je gebruikt je smartphone als mobiele scanner, waardoor je veel sneller telt.
Telresultaten worden realtime verwerkt in je voorraad.
Foutkans daalt aanzienlijk omdat je niet meer met papieren lijsten of Excel werkt.
Ideaal voor zowel jaarlijkse inventaris als dagelijkse cycle counts.

Stockbeheer is het continu plannen, controleren en optimaliseren van alle goederen die je inkoopt, opslaat en verkoopt. Het doel is om altijd voldoende voorraad te hebben, zonder dat er kapitaal onnodig vastzit in overtollige producten. Goed voorraadbeheer combineert tellingen, analyses, bestellingen, rapportages en automatisatie om de juiste producten op het juiste moment beschikbaar te maken.

Veel gebruikte methodes in retail zijn:

FIFO (First In, First Out): oudste voorraad eerst verkopen.
LIFO (Last In, First Out): laatste binnengekomen producten eerst verkopen (meer boekhoudkundig).
JIT (Just-In-Time): pas bestellen wanneer de vraag er is, om voorraadkosten te beperken.
ABC-analyse: producten indelen in A/B/C-groepen op basis van omzet of belang, zodat je vooral focust op topartikelen.

Andere vormen zijn periodiek vs. continu voorraadbeheer, veiligheidsvoorraad (safety stock) en reorder point-systemen.

De “beste” software hangt af van jouw winkelconcept en omvang. Let bij de keuze vooral op:

Realtime voorraadupdates bij elke verkoop
Koppeling met kassa en webshop
Gebruiksgemak voor medewerkers (scanner-app, duidelijke interface)
Rapportages & forecasting (omloopsnelheid, topverkopers, dead stock)
Meerdere locaties / filialen beheren
Automatische bijbestellingen en waarschuwingen bij lage voorraad

Een platform zoals Tilroy combineert kassasysteem, webshop en voorraadbeheer in één omgeving, waardoor je altijd met één centrale, realtime voorraad werkt.