Een inventaris is voor veel retailers een verplicht nummertje, maar wettelijk hoort het er nu eenmaal bij. Minstens één keer per jaar moet je voorraad volledig worden geteld en gecontroleerd. Het is het moment waarop cijfers, realiteit en administratie samenvallen, of botsen.
Toch hoeft een inventaris helemaal geen jaarlijks nachtmerrieproject te zijn. Bovendien zorg je er met een accurate inventaris voor dat je sneller kunt inspelen op vraag, onnodige voorraadkosten voorkomt en een vlottere klantervaring creëert.
We tonen drie strategieën die je meteen kunt toepassen.
Een inventaris is een fysieke telling van alle producten in je winkel(s) en magazijn. Het is een momentopname waarin je de realiteit vergelijkt met de cijfers in je systeem.
Voor retailers is een inventaris verplicht om:
Een inventaris is dus geen optimalisatieoefening of voorraadstrategie. Het is een controleproces dat de basis legt voor correct voorraadbeheer.
Goed om te weten:
Retailers mogen naast de jaarlijkse inventaris ook tussentellingen gebruiken om de nauwkeurigheid doorheen het jaar te verhogen. Dat scheelt werk én voorkomt verrassingen.
Theorie is nuttig, maar de praktijk is waar het telt. Daarom hebben we drie concrete strategieën uitgewerkt die je direct kunt toepassen.
Een rolling inventaris is de meest laagdrempelige manier om inventariseren onderdeel te maken van je dagelijkse werking. In plaats van één keer alles te tellen, verdeel je de winkel in kleine zones en tel je die volgens een vast ritme.
Voorbeeld van een rolling rooster:
Na 6 tot 12 weken heb je alles een keer gehad.
Daarna begin je opnieuw.
Waarom dit werkt
Cycle counting richt zich op de producten die het meeste financiële impact hebben als er fouten optreden en is gebaseerd op het Pareto-principe (de 80/20-regel). Niet op verkoopsnelheid, maar op waarde en risicograad.
Je deelt je assortiment op in drie groepen:
A-artikelen
B-artikelen
C-artikelen
Waarom dit werkt
Belangrijk: cycle counting vervangt een deel van je wettelijke inventaris, omdat deel-tellingen binnen het boekjaar meetellen als inventarisstructuur. Je hoeft dus niet alles op één dag te tellen.
Elke retailer moet minstens één keer per jaar een volledige inventaris doen. Dat hoeft geen zwaar project te zijn als je het proces strak opzet.
Zo doe je het efficiënt:
Tip:
Door vooraf al cycle counts of rolling counts te doen, wordt je officiële inventaris een eenvoudige bevestiging, geen marathon
Inventariseren hoeft geen jaarlijkse stresspiek te zijn. Door slim te plannen en te kiezen voor cycle counting, rolling inventaris of een goed voorbereide jaarinventaris, krijg je grip op je voorraad én minimaliseer je afwijkingen.
Inventaris is echter pas betrouwbaar als elke telling correct in je systeem terechtkomt. Tilroy Mobile maakt het volledige inventarisproces aanzienlijk efficiënter: je gebruikt je PDA als mobiele scanner, waardoor je veel sneller kunt tellen en minder fouten maakt. Elke scan wordt bovendien realtime verwerkt in je voorraad, zonder gedoe met papieren lijsten of Excel-bestanden.